Компания ООО «ПРОФХОЛОД» является экспертом инновационных технологий управления теплом, имеет наукоемкое производство с встроенным научно-исследовательским центром, является лидером российского рынка по объему продаж сэндвич-панелей с пенополиуретаном и полиизоциануратом.
Цель внедрения системы электронного документооборота в ООО «ПРОФХОЛОД»:
-
За счет автоматизации процессов согласования, хранения и обработки документов сократить затраты на внутренний и внешний документооборот.
-
Минимизировать риски за счет обеспечения контроля прохождения документов и ознакомления с документами Общества.
Ситуация до проекта, проблемные места:
-
Входящая/исходящая корреспонденция: отправление исходящей документации без регистрации с отметкой б/н. Сроки предоставления ответа на входящие письма контролировались только исполнителем.
-
Контроль исполнительской дисциплины: сроки предоставления ответов на запросы, поручения не контролировались. Не осуществлялся контроль полноты предоставляемой документации в ответ на запросы, поручения.
-
Управление внутренними документами: существовала проблема длительного согласования служебных записок.
-
Управление договорами. Согласования договорных документов были не контролируемы, были возможны потери оригиналов договорных документов. Слабый контроль за отработкой претензий контрагентов. Процесс сбора и актуализации учредительных документов контрагента был трудоемкий.
-
Управление документооборотом в части закупок. Были не контролируемы сроки согласования закупочной документации и договоров на закупку. Необходимо было указывать сроки поставок товаров в спецификациях, эта информация должна была фиксироваться в информационной системе. Был сложный поиск и доступ к актуальным версиям документов в части закупок. Осуществлялся слабый контроль за отработкой претензий поставщикам. Необходимо было наладить неформализованный сбор потребностей на закупку и реализовать контроль отработки заявок на закупку. Контроль актуальности документов о качестве требовал больших трудозатрат.
-
Управление документооборотом в части продаж. Необходимо было обеспечить согласование специальных условий сделок, минимизировать затраты на поиск и доступ к актуальным версиям договорных документов. Существовали проблемы неконтролируемых сроков согласования договорных документов, сложно контролируемая связь актуальных Договоров (ПЗК) и уточненных спецификаций, слабый контроль по работе с претензиями покупателей.
-
Перевод отчетов БУ в ЭДО. Бумажные документы долго согласовывались и поступали в бухгалтерию с опозданием, что влекло за собой связанные риски.
-
Кадровые документы: несвоевременное заверение документов об отпуске, отсутствие контроля по подписанию документов. Не было контроля введена ли в действие новая Должностная инструкция в момент подписания СЗ о вводе новой штатной единицы. Личная информация о сотрудниках хранилась на локальном ПК сотрудника по кадрам без необходимой степени защиты персональных данных.
Для решения обозначенных проблем руководством ООО «ПРОФХОЛОД» было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.
В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», позволяющих решить все поставленные учетные задачи.
В качестве компании — интегратора был приглашен «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».
Проект проходил в удаленном формате. Экспертами «1С-Рарус» предварительно было проведено детальное исследование и оптимизация бизнес-процессов: часть из них изменили, для некоторых — модифицировали функциональность «1С Документооборот 8 КОРП». Все модификации были осуществлены без изменения типовой конфигурации, путем создания специализированного расширения. Кроме того, был разработан веб сервис для интеграции с «1С:УПП» в части ведения договорной работы и закупочной деятельности. Разработаны автозаполняемые шаблоны документов, новые отчетные формы и правила рассылки уведомлений.
Разработан комплект проектной и эксплуатационной документации.
Разработаны инструкции по автоматизированным процессам. Создана инструкция для администратора по настройке и сопровождению автоматизированного решения. Подготовлены ролевые обучающие видеоролики. Менеджеры компании прошли обучение работе в системе учета.
Проведено сопровождение тестовой и опытной эксплуатации решения.
В результате внедрения информационной системы на базе 1С Документооборот КОРП автоматизированы такие функциональные участки и задачи, как:
-
Работа с входящей/исходящей документацией;
-
Контроль исполнительской дисциплины;
-
Управление внутренней документацией;
-
Управление договорами;
-
Управление документооборотом в части продаж и согласования специальных условий сделок;
-
Управление документооборотом в части закупок;
-
Кадровые документы: подготовка и согласование.
Создана единая база данных хранения и учета документов, структурирован процесс движения документов в Компании. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей. У сотрудников появилась возможность работать удаленно через веб-доступ. Руководители используют систему электронного документооборота для рассмотрения, согласования, рецензирования и утверждения документов. Существенно снижены трудозатраты по постановке задач, резолюциям, отправке и контролю поручений по документам. Исполнители оперативно выполняют поставленные задачи, реализован обмен информацией и документами, есть возможность совместной работы с ними.
