Работа с 1С:ИТС: Возможности сервисов 1С-ЭДО и 1С-ЭПД

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб, логистам, курьерам и руководителям.

1С-ЭДО и 1С-ЭПД — современные сервисы, которые позволяют цифровизировать бизнес-процессы организаций. В новом выпуске линии консультаций «1С-Рарус» познакомимся с сервисами и рассмотрим основной функционал.

Возможности 1С-ЭДО

В процессе работы предприятия осуществляются различные хозяйственные операции, которые должны быть оформлены документально.

Для того, чтобы более эффективно вести взаимодействие с контрагентами, линия консультаций «1С-Рарус» рекомендует воспользоваться сервисом «1С-Электронный документооборот».

Преимущества сервиса:

• Скорость доставки документов.
• Сокращение риска потери документов при транспортировке.
• Сокращение расходов на бумагу, технику и расходные материалы.
• Уменьшение количества ошибок ручного ввода.
• Отсутствие необходимости ручного ввода номенклатуры.
• Снижение рисков начисления штрафов и пени со стороны контролирующих органов за неправильно оформленные документы.
• Отсутствие необходимости аренды и содержания помещений под архив бумажных документов.
• Повышение производительности.
• Упрощение поиска необходимых документов для предоставления в контролирующие органы или иные инстанции.
• Сервис интегрирован в основные типовые и отраслевые программные продукты.

Сравнение бумажного и электронного документооборотов

Для продавца

Обратите внимание: с января 2022 года ЭЦП на руководителя можно получить только в ФНС или аккредитованных удостоверяющих центрах, которым ФНС позволила выдавать ЭЦП.

Для покупателя

Процесс передачи документов

1. Продавец формирует документ в своей информационной базе.
2. После настройки документооборота с контрагентом через спецоператора происходит отправка документа.
3. Подписание документов действующей ЭЦП ответственного лица по ЭДО.
4. Получение подтверждения от спецоператора по получению через ЭДО.
5. Спецоператор направляет документы покупателю.
6. Покупатель получает документы, проверяет их и подписывает.
7. Покупатель возвращает документы продавцу.

В результате выполнения алгоритма создается комплект документов: первичный документ, подтверждение, дата отправки, извещение о получении электронного документа покупателем. Документы расходятся покупателю и продавцу в собственные базы. У оператора остаются только промежуточные документы, что документ был передан и отправлен покупателю.

Обратите внимание: у спецоператора связи не хранятся первичные документы, поэтому рекомендуем делать ежедневные архивные копии баз данных или переходить в облачные сервисы, чтобы копии можно было создавать автоматически.

Читайте наши статьи по теме:

Работа с 1С:ИТС: Доступ к 1С всегда и везде — «1С:Предприятие через интернет»

Работа с 1С:ИТС: Ответы на вопросы по сервису «1С:Предприятие через интернет»

ЭЦП для 1С-ЭДО

В сервисе реализована возможность использования электронной цифровой подписи для подписания электронных документов.

Обратите внимание: ЭЦП для целей ЭДО можно использовать не только для руководителя, но и для других ответственных лиц, которым выданы доверенности.

Аналогичным образом можно подписывать и машиночитаемые доверенности.

Как подключить 1С-ЭДО?

В большинстве продуктов, выпускаемых фирмой «1С», модуль сервиса «1С-ЭДО» уже интегрирован в системы. Пользователю остается только подключить его и настроить.

Например, для работы с 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии необходимо произвести настройку сервиса, выполнив следующие действия:

1. Перейти в раздел «Администрирование».
2. Выбрать пункт «Обмен электронными документами».
3. Перейти по гиперссылке «Настройка электронной подписи шифрования».
4. Добавить в список действующий сертификат, который установлен на компьютере.
5. Раскрыть галочку «Обмен с контрагентами».
6. Зайти в учетные записи.
7. Нажать кнопку «Создать учетную запись».

Обратите внимание: пользователь автоматически получает уникальный идентификатор участника электронного документооборота от спецоператора ЭДО.

8. Настройка учетной записи завершена.
9. Перейти в справочник контрагента.
10. Выбрать нужного контрагента.
11. По кнопке «ЭДО» пригласить контрагента к обмену электронными документами.
12. После получения согласия настройка ЭДО будет завершена, а в настройке ЭДО будут указаны документы, которыми можно обмениваться с контрагентами.

Обратите внимание: проставляя или убирая флажки, пользователь может произвести настройку, какими именно документами нужно обмениваться.

Архивация данных

Спецоператор хранит только промежуточные документы, поэтому рекомендуется делать архивные копии баз данных.

В рамках действия договора ИТС ПРОФ можно подключить сервис «1С:Облачный архив», где архивы делаются автоматически.

Обратите внимание: в рамках договора предоставляется до 20 Гб места на серверах фирмы 1С.

Работа с МЧД в 1С-ЭДО

Чтобы привязать сотрудника или физическое лицо к организации, должны быть оформлены МЧД для целей ЭДО, чтобы он мог работать с документами.

Обратите внимание: для целей ЭДО можно выпускать МЧД непосредственно из программных продуктов 1С.

Чтобы создать или загрузить МЧД, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Администрирование», затем «Обмен электронными документами».

2. В настройках электронной подписи шифрования добавить сертификат, установленный на компьютере для сотрудника или руководителя.
3. Раскрыть галочку «Обмен с контрагентами».
4. Перейти по ссылке «МЧД».

5. В этой форме создать новую МЧД или загрузить ранее выданную МЧД.

Обратите внимание: для загрузки потребуется номер доверенности и ИНН доверителя.

6. Внести данные по организации руководителю, который является доверителем.
7. В правой части экрана внести данные о представителе.
8. Нажать кнопку «Подписать».

9. При необходимости можно отправить зарегистрированную доверенность контрагентам для фиксации у них. В справочнике машиночитаемых доверенностей есть две закладки — это «МЧД организаций», если ведется несколько организаций, и «Доверенности контрагентов». Контрагент может:
   • направить доверенность по ЭДО, тогда она автоматически загружается в справочник МЧД;
   • прислать выгруженные файлы контрагента самой доверенности и подписи. Тогда доверенность можно будет загрузить в информационную базу вашего предприятия;
   • загрузить МЧД из реестра ФНС.

Обратите внимание: для клиентов, заключивших договоры на обслуживание по ИТС, уже доступна отправка пакетов по ЭДО.

Электронные перевозочные документы

С 2024 года оформление транспортной накладной в электронном виде планируют сделать обязательным. Так, организациям нельзя будет использовать транспортные накладные в бумажном виде.

На платформе «1С-ЭДО» был создан новый сервис «1С-ЭПД» — обмен электронными перевозочными документами.

Уже утверждены три формата электронных перевозочных документов:

• электронная транспортная накладная;
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов собирает информацию о различных этапах и сохраняет у себя. Когда отправляется электронная транспортная накладная, в ней идут данные о грузе, перевозчике. После этого данные попадают в информационную систему ЭПД.

Эти данные о перевозке товара из программного продукта через оператора связи попадают в ГИС ЭПД, которой могут пользоваться различные контролирующие органы.

Преимущества 1С-ЭПД

• Снижение расходов на создание бумажных носителей, расходных материалов к ним, обслуживание техники.
• Ускорение процесса выписки документов и проверки сопровождения грузов, сопровождающих документов.
• Упрощение проверки от контролирующих органов.
• Сокращение времени проверки на дорогах сотрудниками ГИБДД.
• Повышенный контроль над грузоперевозками.

Подключение обмена ЭПД осуществляется в настройках 1С-ЭДО с контрагентами.

Для этого необходимо:

1. Установить флажки «Электронные сопроводительные ведомости», «Электронные заказ-наряды» и «Электронные транспортные накладные.

Обратите внимание: если используется несколько конфигураций, то настройку обмена реализовать можно в той конфигурации, в которой ведется бухгалтерия.

2. После проведения настройки нажать кнопку «Записать и закрыть».
3. Программа выдаст предупреждение об операторе связи: необходимо уточнить у оператора связи, имеется ли у него возможность передавать ЭПД.

Как работает 1С-ЭПД?

При работе с ЭПД формируются обязательные титулы, которые будут передаваться в государственную информационную систему и отражаться в ЭПД.

Обязательными на данный момент являются четыре:

Обратите внимание: в программе реализованы и необязательные титулы: запись карты медицинского осмотра, осмотра технического состояния транспортного средства, показания счетчика до и после рейса.

Создание электронной транспортной накладной

Для этого необходимо:

1. Нажать «Транспортная накладная», затем «Создать».
2. Заполнить электронную транспортную накладную:
   • данные о грузе;
   • данные о сторонах сделки грузоперевозки;
   • данные по водителю, перевозчику и транспортному средству.
3. Поставить флажок «Отправить QR водителям». Он будет сформирован в ГИС ЭПД и передан водителям в их мобильное приложение.

Обратите внимание: формирование QR-кода доступно в отраслевых решениях.

4. При необходимости нажать кнопку «Иные получатели документа», чтобы добавить другие заинтересованные стороны перевозки, например, владельца груза.
5. Нажать кнопку «Отправить».

6. В программе формируется этап оформления. Дальше может начаться погрузка.

Обратите внимание: в случае изменений можно нажать кнопку «Переадресация» или «Замена водителя/ТС» и внести корректировочные данные. Пользователь может отменить ввод титула, нажав на соответствующие кнопки. Тогда создастся титул «Переадресовка» или «Замена».

Частичная разгрузка оформляется титулом «Приемка».

7. В сформированной электронной транспортной накладной указаны идентификаторы участников ЭДО.

Обратите внимание: в левой части экрана отображается состояние документов.

В следующем выпуске линия консультаций «1С-Рарус» ответит на вопросы пользователей по сервисам «1С-ЭДО» и «1С-ЭПД».

Чтобы не пропустить, подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает».